OA系統:辦公自動(dòng)化的概念與趨勢
作者:admin    2024-04-16 10:13    來(lái)源:金方時(shí)代
分享到:

辦公自動(dòng)化(Office Automation,簡(jiǎn)稱(chēng)OA)是將現代化辦公和計算機技術(shù)結合起來(lái)的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒(méi)有統一的定義,凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設備從事辦公業(yè)務(wù),都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。 通過(guò)實(shí)現辦公自動(dòng)化,或者說(shuō)實(shí)現數字化辦公,可以?xún)?yōu)化現有的管理組織結構,調整管理體制,在提高效率的基礎上,增加協(xié)同辦公能力,強化決策的一致性 。


OA的五大特性

OA強調辦公的便捷方便,提高效率,作為辦公軟件就應具備幾大特性:易用性、健壯性、開(kāi)放性、嚴密性、實(shí)用性。


易用性

沒(méi)有全面的應用做基礎,一切都是空談。

管理落地必須面向全員,所以,軟件也必須能夠被全員所接受,被全員所喜愛(ài)。如果易用性不強,這個(gè)前提就不存在了,制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的,不過(guò)上網(wǎng)卻幾乎人人都會(huì )。所以,就支撐制度落地的軟件而言,走網(wǎng)頁(yè)風(fēng)格可能是個(gè)最佳選擇。


健壯性

必須具備超大用戶(hù)、高并發(fā)應用的穩定性。

管理“落地”必須面向全員,所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩定性,尤其是針對集團型企業(yè),軟件必須具備超大用戶(hù)、高并發(fā)應用的穩定性,否則,一旦出問(wèn)題,哪怕是小問(wèn)題,都可能影響到現實(shí)的集團業(yè)務(wù),從而造成不可估量的損失。


開(kāi)放性

能夠與其它軟件系統完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。

管理“落地”在現實(shí)管理中滲透到管理的各個(gè)方面,而沒(méi)有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求,所以,支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性,能夠從其它軟件系統中自動(dòng)獲取相關(guān)信息,并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。  從技術(shù)上看,采用整合性強的技術(shù)架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會(huì )有決定性的幫助。如此,軟件就能預留大量接口,為整合其他系統提供充分的技術(shù)保障。同時(shí),現實(shí)的整合經(jīng)驗也必不可少,因為整合應用不光涉及到技術(shù)層面,還包括對管理現實(shí)業(yè)務(wù)的理解、整合實(shí)務(wù)技巧、整合項目把控等實(shí)際操作技能要求。 


嚴密性

必須同時(shí)實(shí)現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。

企業(yè),尤其是集團型企業(yè),從制度落地的現實(shí)需求來(lái)看,一方面必須有統一的信息平臺,另一方面,又必須給各個(gè)子公司部門(mén)相對獨立的信息空間。所以,軟件不僅要實(shí)現“用戶(hù)、角色和權限”上的三維管控,還必須同時(shí)實(shí)現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一,也就是必須實(shí)現“用戶(hù)、角色、權限+數據”的四維管控。


實(shí)用性

軟件功能必須與管理實(shí)務(wù)緊密結合,否則藥不對癥,反而可能有負作用。而且,還必須能適應企業(yè)管理發(fā)展的要求。

現實(shí)中,企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿(mǎn)足現有需求,另一方面,管理本身也是個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程,所以,企業(yè)又需要軟件能夠滿(mǎn)足發(fā)展的需求。面對這個(gè)現實(shí)與發(fā)展間的矛盾,業(yè)界常見(jiàn)的有三種解決模式,項目化、產(chǎn)品化和平臺化。



發(fā)展趨勢


隨著(zhù)各種技術(shù)的不斷進(jìn)步,辦公自動(dòng)化的未來(lái)發(fā)展趨勢將體現以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.辦公信息數字化、多媒體化

在辦公活動(dòng)中,人們主要采用計算機對信息進(jìn)行處理,計算機所處理的信息都是數字信息,很多的信息都被處理成數字方式,這樣存儲處理就更方便。

同時(shí),隨著(zhù)多媒體技術(shù)、虛擬現實(shí)技術(shù)的應用,使人們處理信息的手段和內容更加豐富,使數據、文字、圖形圖像、音頻及視頻等各種信息形式都能使用計算機處理,它更加適應并有力支持人們以視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)、觸覺(jué)、味覺(jué)、嗅覺(jué)等多種方式獲取及處理信息的方式。

2.辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò )化、國際化

在人們的日常生活中,網(wǎng)絡(luò )的應用已改變了人們的生活方式,也改變了人們的工作方式,完備的辦公自動(dòng)化系統能把多種辦公設備連成辦公局域網(wǎng),進(jìn)而通過(guò)公共通信網(wǎng)或專(zhuān)用網(wǎng)連成廣域辦公網(wǎng),特別是Internet網(wǎng)絡(luò )的發(fā)展與普及,通過(guò)Internet網(wǎng)絡(luò )可連接到地球上任何角落,從而實(shí)現信息的高速傳播。它可以跨越時(shí)間與空間,特別是在與國外的辦公聯(lián)系中,更是應用十分方便與廣泛。

3.辦公操作無(wú)紙化、無(wú)人化、簡(jiǎn)單化

由于計算機要求處理的信息數字化,同時(shí)辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò )化使得跨部門(mén)的連續作業(yè)免去了以紙介質(zhì)為載體的傳統傳遞方式。采用“無(wú)紙化辦公”,一方面可以節省紙張;另一方面是速度快、準確度高,便于文檔的編輯和復用,它非常適合電子商務(wù)和電子政務(wù)的辦公需要。

對于一些要求24小時(shí)辦公、辦公流程及作業(yè)內容相對穩定、工作比較枯燥、易疲勞、易錯、勞動(dòng)量較重的一些工作場(chǎng)合,可以采用無(wú)人值守辦公。如自動(dòng)存取款機的銀行業(yè)務(wù)、夜間傳真及電子郵件自動(dòng)收發(fā)等。

由于計算機系統的高速發(fā)展,相關(guān)辦公軟件已十分成熟,操作界面更為直觀(guān),使得人們在辦公活動(dòng)中操作使用、維護與維修等更加簡(jiǎn)單。

4.辦公業(yè)務(wù)集成化

在早期的辦公活動(dòng)中,計算機系統大多是單機運行,或是各個(gè)部門(mén)分別開(kāi)發(fā)自己的應用系統。在這種情況下,由于所采用的軟件、硬件可能出自多家廠(chǎng)商,軟件功能、數據結構、界面等也會(huì )因此不同。隨著(zhù)業(yè)務(wù)的發(fā)展、信息的交流,人們對辦公業(yè)務(wù)集成性的要求將會(huì )越來(lái)越高。辦公業(yè)務(wù)集成包括:一是設備的集成,即實(shí)現異構系統下的數據傳輸與處理,這是辦公系統集成的基礎;二是應用程序的集成,即實(shí)現各種應用程序在同一環(huán)境下運行;三是數據的集成,不僅包括相互交換數據,而且要實(shí)現數據的互操作和解決數據語(yǔ)義的異構問(wèn)題,以真正實(shí)現數據共享。


注:本篇文章引用:

王公儒,樊果主編;鐘家玉,李慶年,趙德群副主編·智能管理系統工程實(shí)用技術(shù):中國鐵道出版社

OA系統安全技術(shù)應用 中國知網(wǎng)

胡小強編著(zhù)·辦公自動(dòng)化設備教程:北京郵電大學(xué)出版社


網(wǎng)站返回按鈕 北京網(wǎng)站建設公司底部返回按鈕